Writing - Formal Letter | Application for a Grant - Second Year Baccalaureate
2nd Year Baccalaureate
Unit 4
Writing
Lesson 16: Formal Letter
الدرس 16: رسالة رسمية
شاهد فيديو الشرح للدرس
◉ في هذا الدرس سنتعلم كيفية كتابة رسالة رسمية (formal letter) بالإنجليزية، و أهم عناصر الرسالة الرسمية و كذلك الفرق بين الرسالة الرسمية (formal letter) و الرسالة الشخصية (personal letter)؛ شاهدو فيديو الشرح ستجدون كيفية كتابة الرسالة الرسمية (formal letter) بالتفصيل.
تعريف و معلومات عامة (Definition and General Information)
🔸 الرسالة الرسمية (formal letter) هي رسالة مكتوبة بلغة منظمة وتقليدية وتتبع تصميما منسقا، نقوم بكتابة هذه الرسائل لأغراض رسمية فقط و نرسلها إلى أشخاص لا نعرفهم، ستحتاج إلى كتابة خطاب رسمي إذا كنت تكتب إلى أحد الأشخاص التالية:
- رئيس تنفيذي (chief executive officer) لشركة (company)
- مسؤول في منظمة (organization) أو جمعية (association)
- مدير مؤسسة (Director of an institution)
- مدير الموارد البشرية (Director of Human Resources)
- أرباب العمل (employers)
- الملاك (landlords)
- المسؤولون الحكوميون (government officials)
- البنوك (banks)
- شركات التأمين (insurance companies)
- اللجان أو المجالس في المنظمات (committees or boards at organizations)
- موظف
- أستاذ، إلى غير ذلك؛ عكس الرسالة الشخصية، لا نستعمل الرسالة الرسمية للإستخدام الشخصي مثل كتابتها إلى عائلتنا، أقاربنا أو أصدقائنا.
🔹 يتطلب تصميم كتابة الرسالة الرسمية بعض القواعد و المعايير، كما يجب أن تكون اللغة المكتوبة إحترافية للغاية، سيساعدكم التصميم أسفله في نقل محتوى الرسالة بطريقة رسمية، يتميز هذا النوع من الرسائل بمواضيع مهمة (important topics) مثلا:
- طلب عمل (job application)
- طلب معلومات (requesting information)
- شكوى (letter of complaint)
- حجوزات السفر (travel reservations)
- طلبات التوظيف - قد تحتاج إلى إرفاق سيرتك الذاتية (job applications - you may need to enclose your curriculum vitae)
- استفسارات حول خبرة العمل (enquiries about work experience)
- طلب مساعدة (asking for help)
- طلب منحة (grant application) إلى غير ذلك، و كما سبق و ذكرنا تكون لغة هذه الرسائل لغة أكاديمية (academic language)، كما تتضمن الرسالة مجموعة من العناصر أهمها عنوان المرسل (sender's address) و عنوان المرسل إليه (receiver's address) و التاريخ (date) بالإضافة إلى عناصر أخرى يمكنك ملاحظتها في النموذج أسفله، في هذا الدرس سنعمل على كتابة رسالة رسمية (formal letter) إلى رئيس البلدية موضوعها طلب منحة (apply for a grant) لتأسيس جمعية (association) محو الأمية (Literacy) لتعليم الأميين القراءة والكتابة في بلدتك.
تصميم الرسالة الرسمية (Formal Letter Layout)
🔸 يجب أن يتضمن تصميم رسالة رسمية إلى رئيس البلدية العناصر التالية:
1- عنوان المرسل (the sender's address)
⇐ نكتب عنوان المنزل أو المقر في أعلى الرسالة على اليمين كما في المثال أسفله.
2- تاريخ كتابة الرسالة (date)
⇐ نكتب التاريخ تحت العنوان مباشرة.
1- عنوان المرسل إليه (the receiver's address)
⇐ نكتب عنوان المرسل إليه بعد التاريخ على اليسار كما في المثال أسفله.
2- موضوع الرسالة (subject)
⇐ نكتب سطر موضوع الرسالة تحت عنوان المرسل إليه و قبل التحية.
3- التحية (salutation / greeting)
⇐ نظرًا لأن الرسالة رسمية، فإن التحية يتم تقديمها باستعمال
(,Dear Mr. President, Dear Sir, Dear Madam) تعبر عن الإحترام التام نظرا لمكانة المرسل إليه، بحيث لا يكون تعاملك مع شخص أو هيئة رسمية كمثل تعاملك مع شخص تعرفه جيدا كصديقك أو أحد والديك.
4- نص الرسالة (body of the letter)
التفاصيل 1: عرّف عن نفسك، اذكر اسم الجمعية و سبب كتابتك للرسالة.
(Introduce yourself, mention name of the association and the reason you are writing the letter.)
⇐ أنا عضوة في جمعية في مراكش ، أكتب هذه الرسالة للتقدم بطلب للحصول على منحة من أجل إنشاء جمعية "شرارة الأمل" المسؤولة عن تمكين المرأة.
(I am an association staff member in Marrakesh, I am writing this letter to apply for a grant in order to establish “A Spark of Hope” association that is responsible for women’s empowerment.)
التفاصيل 2: نعطي التفاصيل حول نطاق المشروع وأهدافه وأنشطته.
(Give details about project area, its goals and activities.)
⇐ مشروعنا يعمل على محاربة الأمية بين النساء.
(Our project works on combating illiteracy among women.)
⇐ ويهدف إلى تعليم المرأة مهارات الحساب والقراءة والكتابة في الرياضيات، إلى جانب ذلك ، تساعد الجمعية النساء اللواتي يرغبن في إنشاء أعمال تجارية صغيرة من خلال منحهن قروضًا من أجل انتشالهن من الفقر.
(It aims at teaching women mathematical calculation, reading and writing skills. Besides, the association helps women who want to create small businesses by giving them loans in order to lift them out of poverty.)
⇐ تتمثل أنشطتنا الرئيسية في تقديم دروس بعد الظهر لتعليم النساء مهارات القراءة والكتابة والحساب الرياضي مثل الجمع والطرح والقسمة؛ علاوة على ذلك، نقدم للنساء قروضًا صغيرة لمساعدتهن على شراء المواد التي يحتجنها لبدء وإدارة أنواع مختلفة من الأعمال التجارية على سبيل المثال: صناعة السجاد وتربية الحيوانات أو بيع الخبز والفطائر المصنوعة منزليًا.
(Our main activities would be providing afternoon classes to teach women reading, writing and mathematical calculation skills such as addition, subtraction and division. Moreover, we give women microloans to help them buy the materials they need to start and manage different kinds of businesses for instance: making carpets, breeding animals, or selling homemade bread and pancakes.)
التفاصيل 3: متطلبات الجمعية والميزانية لبدء المشروع.
(Requirements of the association and budget to start the project.)
⇐ لتنفيذ هذا المشروع ، سنحتاج إلى أجهزة كمبيوتر ، وطاولات ، وكراسي ، ومكاتب ، وكتب ، ودفاتر ، وسبورات بيضاء ، وأقلام ، كما يحتاج هذا المشروع إلى ميزانية تقدر بـ 12 ألف دولار.
(To implement this project, we will need computers, tables, chairs, desks, books, notebooks, whiteboards, pens, and markers. This project also needs a budget that can be estimated at 12,000 dollars.)
التفاصيل 4: خاتمة ونهاية الرسالة (closing and end of the letter)
⇐ لمزيد من التفاصيل ، تجدون رفقة هذه الرسالة البطاقة التقنية لمشروعنا.
(For more details, we are enclosing a technical card of our project.)
5- الوداع (saying goodbye)
⇐ تفضلوا بقبول فائق الاحترام، (,Yours sincerely)
⇐ تفضلوا بقبول فائق الاحترام، (,Yours truly)
⇐ بإخلاص، (,Sincerely)
⇐ باحترام، (,Respectfully)
6- توقيع المرسل (signature of the sender)
فتيحة
Fatiha
The Sender’s Address
The date
The Receiver’s Address
Subject
Dear Madam / Sir,
I am writing this letter to ____________________ in order to establish ______________________
Our project works on ___________________. It aims at ______________________
Our main activities would be _____________________
To implement this project, we will need _____________
This project also needs a budget that can be estimated at ______________________
For more details, we are enclosing a technical card of our project.
yours sincerely,
Name and Signature
مثال الرسالة الرسمية (Formal Letter Example)
221 Salam Street
Marrakesh
Morocco
6th March 2022
Ministry of Interior
Municipality of Marrakesh
The President of the Municipality
Subject: Application for a Grant
Dear Mr. President,
I am an association staff member in Marrakesh, I am writing this letter to apply for a grant in order to establish “A Spark of Hope” association that is responsible for women’s empowerment.
Our project works on combating illiteracy among women. It aims at teaching women mathematical calculation, reading and writing skills. Besides, the association helps women who want to create small businesses by giving them loans in order to lift them out of poverty. Our main activities would be providing afternoon classes to teach women reading, writing and mathematical calculation skills such as addition, subtraction and division. Moreover, we give women microloans to help them buy the materials they need to start and manage different kinds of businesses for instance: making carpets, breeding animals, or selling homemade bread and pancakes.
To implement this project, we will need computers, tables, chairs, desks, books, notebooks, whiteboards, pens, and markers. This project also needs a budget that can be estimated at 12,000 dollars.
For more details, we are enclosing a technical card of our project.
Yours sincerely,
Name and Signature
Test your understanding of this English lesson
◉ Test your understanding of "The Formal Letter" lesson by answering these questions. You will get your score at the end of the quiz.
◉ إختبر فهمك لدرس "الرسالة الرسمية" من خلال الإجابة على هذه الأسئلة. سوف تحصل على درجاتك في نهاية الاختبار.
